Para implantar procesos ITIL de una manera eficaz es interesante explorar metodologías y áreas de conocimiento que se enfrenten a retos similares para aplicar esas prácticas ya probadas. ¿Podemos aprovechar nuestro conocimiento sobre Gestión de Proyectos para implantar una Gestión de Cambios más eficaz?
Como consultor ITIL y jefe de proyectos de implantación de soluciones de TI me gusta reutilizar conocimientos y prácticas para ofrecer soluciones más eficaces a mis clientes.
En artículos previos del blog (I, II, III, IV, V, VI) ya hemos tratado la relación entre Gestión de Cambios y Gestión de Proyectos. Sin embargo, en este artículo encontrará siete aspectos que son importantes considerar para la Gestión de Proyectos y que me gustaría analizar en relación a la Gestión de Cambios.
Participar desde el inicio del proyecto. Este consejo me hace pensar sobre el papel de los stakeholders. Esto es especialmente importante cuando se empieza a gestionar un cambio. ¿Nos hemos olvidado de algún involucrado/afectado por el cambio? ¿Qué puede suceder si ejecutamos el cambio sin tenerle en cuenta? ¿Qué puede suceder si se da cuenta de que estamos ejecutando el cambio sin su conocimiento?
Habilidad para reunir y mantener el equipo perfecto para el proyecto. Para reunir el personal adecuado primero hay que identificar qué requisitos deben cumplir los miembros del equipo de trabajo del cambio. Por ejemplo ¿hemos identificado la capacitación necesaria? ¿la disponibilidad horaria? ¿hemos tenido en cuenta las vacaciones del personal o su involucración en otros cambios/proyectos? No subestime nunca los recursos humanos, son la parte más valiosa del departamento de TI.
Disponer de herramientas sencillas pero potentes para gestionar proyectos. Una gestión profesional requiere herramientas profesionales. Del mismo modo que utiliza una calculadora en lugar de un lápiz y papel, ¿por qué sigue gestionando sus cambios sin una herramienta específica?
Trabajar con objetivos y requisitos bien definidos. Un cambio sólo se ejecutará de manera eficaz si está bien definido en cuanto a su alcance: ¿qué queremos conseguir? Si no somos capaces de responder a esta pregunta entonces tampoco podremos responder a otras como ¿quién se ve afectado por el cambio? o ¿qué impacto tiene el cambio en otros servicios o sistemas? Por ejemplo, “aumentar la capacidad de almacenamiento” no es un objetivo bien definido. Sin embargo, “aumentar la capacidad de almacenamiento de los buzones de correos del personal de fuerza de ventas hasta un mínimo de 50 GB por empleado” es un alcance bien definido.
Conseguir la aceptación de los involucrados y los usuarios finales. Al principio ya hablamos sobre los involucrados (stakeholders), pero tampoco debemos ignorar a los usuarios finales de los servicios sobre los que se realizan los cambios. Quizás haya tratado con un interlocutor, pero nunca subestime lo que puedan aportar los usuarios finales sobre la realidad de sus necesidades. Si es posible, ensaye el cambio mediante un piloto, contraste los resultados con los objetivos definidos y utilice el feedback de los usuarios finales para identificar oportunidades de mejora antes de extender el cambio a su alcance completo.
Autoridad para modificar la gestión y el enfoque del proyecto sobre la marcha. Si el cambio es complejo y largo en el tiempo es posible que los objetivos y requisitos originales sufran alteraciones. Como gestor del cambio deberá estar atento a esta situación y considerar las variaciones necesarias sobre el plan original. Sin embargo esto no significa que la organización espere cambios improvisados. Una gestión ágil, flexible y concienciada con las necesidades cambiantes del negocio no es lo mismo que la improvisación.
Por último, me permitiré cambiar uno de los consejos del artículo original por uno de mi propia cosecha: no tenga miedo a equivocarse, pero no cometa dos veces el mismo error. Aprenda de los errores, tanto de los suyos como de los de otros.
José Luis Fernández Piñero
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